Absensi mobile merupakan bukti bahwa kemajuan teknologi berkembang sangat pesat hingga dapat menghadirkan produk yang mendukung administrasi perkantoran. Kehadiran karyawan sangat penting bagi perusahaan guna menilai kinerja karyawan sehingga ini menjadi bahan pertimbangan pemberian upah atau bonus kepada karyawan.
Teknologi absensi mobile ini terkenal di kalangan masyarakat luas saat terjadinya fenomena work from home (WFH) akibat adanya wabah Covid-19 yang menyebar ke seluruh dunia. Dengan work from home ini memaksa perusahaan untuk beralih dari menggunakan absensi manual ke absensi mobile.
Absensi mobile mengacu pada software untuk mencatat kehadiran karyawan dengan sistem cloud yang terintegrasi dengan database secara real-time. Dengan sistem cloud ini akan secara otomatis menyimpan data absensi karyawan tanpa perlu adanya rekapitulasi data. Absensi mobile dengan sistem cloud ini juga dapat melakukan pelacakan lokasi karyawan dan dapat mengenali wajah karyawan sehingga karyawan tidak dapat melakukan kecurangan dalam perihal absensi mobile.
Data dari absensi mobile dapat dilihat kapanpun dan di mana pun asalkan karyawan maupun HRD terkoneksi dengan jaringan internet. Sangat jelas terlihat bahwa absensi online ini sangat membantu pekerjaan HRD karena dengan aplikasi ini divisi HRD dapat mengakses data absen karyawannya dengan perangkat apapun. Aplikasi ini juga menguntungkan bagi karyawan karena sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online.
Dengan kemajuan teknologi dan perubahan zaman, tentu menawarkan banyak teknologi baru yang akan memudahkan pekerjaan manusia, seperti software absensi mobile ini. Apabila Anda sudah membaca perbedaan dari absensi mobile dengan manual, tentu absensi manual terlihat sangat merepotkan untuk perusahaan.
Dengan biaya yang lebih mahal dan perawatan yang lebih rumit, serta pendataan ulang yang memakan waktu banyak. Menjadikan perusahaan saat ini lebih memilih untuk menggunakan absensi mobile yang memiliki banyak keunggulan seperti:
1. Mengurangi Potensi Kecurangan
Kecurangan absensi yang sering didengar adalah istilah "tipsen" atau titip absen. Ini merujuk pada seorang yang tidak hadir namun meminta rekannya untuk menginput data atas nama dirinya agar terlihat hadir di tempat. Karyawan yang curang biasanya menggunakan mesin scanner maupun foto.
Kemudian hasil gambar tersebut dibalik serta ditingkat kontrasnya agar dapat dibaca oleh sistem. Selanjutnya, pelaku akan mencetaknya menyerupai ukuran jari sebenarnya.
Selain itu, banyak karyawan yang melakukan kecurangan lainnya dengan memasukan sidik jari rekannya sebagai sidik jari cadangan. Apabila karyawan tersebut tidak masuk, rekannya akan dengan mudah melakukan absensi atas nama rekannya yang tidak masuk tersebut.
Dengan adanya aplikasi absensi mobile ini, seorang karyawan hanya dapat mengakses akunnya sendiri sehingga ini menjadikan peluang kecurangan lebih kecil dan sulit. Berbeda dengan mesin fingerprint yang mana potensi terjadinya kecurangan lebih besar.
2. Perhitungan Jam Kerja Akurat
Absensi mobile ini menggunakan software yang mencatat data kehadiran karyawan sesuai dengan waktu yang sebenarnya, serta berlaku pada semua perangkat yang digunakan oleh semua karyawan. Maka dari itu, perusahaan menjadi mudah dalam memantau jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan sehingga tidak ada lagi aksi protes dari karyawan terkait bayaran yang tidak sesuai dengan jam kerjanya.
3. Rekapitulasi Data Cepat
Dengan adanya sistem absensi mobile ini, pencatatan dan rekapitulasi datanya menjadi lebih cepat karena data tersimpan secara otomatis dalam cloud. Melalui sistem ini, data terkait kehadiran, keterlambatan, alasan tidak hadir, dan lainnya tercatat secara otomatis tanpa harus memindahkan data dengan cara manual. Hal ini menjadikan rekapitulasi data menjadi cepat sehingga ini akan meringankan pekerjaan yang dilakukan oleh HR.
Dengan adanya sistem ini waktu yang dimiliki oleh HR tidak habis hanya karena rekapitulasi data absensi karyawan sehingga HR dapat melakukan pekerjaan yang lainnya.
4. Penentuan Gaji Karyawan Mudah
Dengan teknologi mencatat secara otomatis dengan waktu yang akurat, data-data seperti kehadiran karyawan, alasan ketidakhadiran karyawan, keterlambatan karyawan, semuanya tercatat dengan real-time. Ini menjadikan perusahaan lebih mudah dalam menentukan gaji karyawan yang akan dibayarkan, sesuai dengan kinerja karyawan selama satu bulan tersebut.
5. Meminimalisir Anggaran Perusahaan
Apabila perusahaan Anda menggunakan fingerprint, tentu perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat absen manualnya serta wajib menyediakan cadangan mesin jika mengalami suatu kerusakan yang akan mengganggu berjalannya absensi karyawan. Selain itu, perusahaan juga harus menyediakan anggaran untuk membayar teknisi khusus guna merawat dan perbaikan perangkat jika adanya kerusakan.
Apabila perusahaan menggunakan aplikasi absensi mobile, perusahaan hanya perlu komputer dan koneksi internet yang sudah dimiliki oleh perusahaan itu sendiri. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi langsung dari perangkat yang mereka masing-masing. Maka dari itu, perusahaan tidak perlu memakan biaya banyak dalam hal penyediaan perangkat.
Selain penghematan biaya dari segi perangkat, penghematan juga bisa didapatkan karena perusahaan tidak perlu menggunakan kertas untuk absen. Sistem absensi mobile juga tidak perlu buku, pulpen, mesin cetak, tinta, dan lainnya sehingga ini sangat menghemat pengeluaran yang diperlukan untuk mengoperasikan perusahaan.
Dengan adanya aplikasi absensi mobile ini, tidak hanya perusahaan saja yang diuntungkan olehnya namun karyawan juga sama-sama diberikan keuntungan dengan adanya aplikasi ini. Berikut keuntungannya:
1. Pengajuan Cuti Online
Fitur ini membuat karyawan lebih mudah saat mengajukan cuti karena melalui aplikasi absensi mobile. Pengajuan cuti lebih mudah karena sistem aplikasi dapat memberikan analisis secara lengkap terkait kinerja karyawan untuk menjadi pertimbangan cuti.
Artikel Terkait
Anwar Usman Bisa Saja Menyesal Karir Hancur Gegara Gibran
VIRAL Beredar Foto MABA Fakultas Kehutanan UGM 1980, Tak Ada Potret Jokowi?
Gibran dan Dua Rekannya Ditangkap Polisi terkait Dugaan Penggelapan Duit Rp 15 Miliar
Kejagung Sita Rupiah-Mata Uang Asing Riza Chalid